راهنمای نگارش ایمیل در فضای آکادمیک

در این پست مطالبی جمع آوری کردیم تا قواعد و نکات مهمی که بهتر است در زمان اسال ایمیل برای اساتید و همکاران رعایت شود را به اشتراک بگذاریم.

دکتر لیزا نیویزن اسمیت، محقق اپتومتری در مدرسه اپتومتری و علوم بینایی سیدنی در یک رشته توییت نکاتی را درباره ایمیل زدن به اساتید بیان کرده است. او می‌گوید:

زمانی که من دانشجوی دکترا بودم، سوپروایزرم هیچ‌گاه به ایمیل‌هایم پاسخ نمی‌داد. حالا من سوپروایزر دانشجوهای دکترا شده‌ام و دلیل پاسخ ندادن وی را متوجه شدم.

در این رشته توییت از اشتباه‌هایم در ایمیل زدن و راه‌های جلوگیری از آن‌ها می‌گویم.

۱- دقیق نبودن
بسیاری از ایمیل‌های من به طور دقیق خواسته‌ام از سوپروایزر را بیان نمی‌کردند به همین دلیل او تصور می‌کرد این ایمیل صرفا برای اطلاع دادن است. حالا من از موضوعات اجرایی برای ایمیلم استفاده می‌کنم.

۲- بدون پیش‌زمینه
ایمیل‌های من با این فرض ارسال می‌شد که سوپروایزرم همه جزئیات پروژه‌ام را به یاد دارد، در حالی که به یاد نداشت. حالا من سعی می‌کنم پیش‌زمینه‌ای برای مخاطبم ایجاد کنم که آخرین تعاملمان را به یاد بیاورد.

۳- اطلاعات بیش از حد
من معمولا ایمیل‌های طولانی‌ای می‌نوشتم و سوپروایزرم برای این که وقت خود را هدر ندهد از خواندن اطلاعات غیرضروری خودداری می‌کرد و همین باعث می‌شد گاهی نکته اصلی را هم از دست بدهد. حالا من ایمیل‌هایم را بی‌رحمانه ویرایش می‌کنم. هر چه کوتاه‌تر، بهتر.

۴- بدون پیگیری
من نمی‌فهمیدم که سوپروایزرم روزانه بیش از پنجاه ایمیل دریافت می‌کند و بنابراین بسیاری‌ از آن‌ها ممکن است برای روزها، باز نشده یا بدون پاسخ بمانند. حالا من ایمیل‌های یادآور ارسال می‌کنم که مطمئن شوم ایمیل‌ها به بالای اینباکس می‌رسند.

دانشگاه کنت نیز در مطلبی، چند نکته را برای ایمیل زدن منتشر کرده است که رعایت آن‌ها می‌تواند به دسترسی بهتر به ایمیل‌ها و داشتن اینباکسی مرتب‌تر منجر شود.

۱- کوتاه، مودبانه‌ است
لطفا خلاصه بنویسید. ایمیل‌های طولانی اجمالی مرور می‌شود و باعث می‌شود جزئیات کلیدی به آسانی گم شوند. یک هدف پنج جمله‌ای برای خود مشخص کنید. آیا می‌توانید در پنج جمله یا کمتر بنویسید؟ از راهنمای انگلیسی ساده ما استفاده کنید. فو‌‌ت‌وفن‌های ساده را در نظر داشته باشید، نوشته شما می‌تواند مرتب‌تر و کوتاه‌تر و اثرگذارتر شود.

از لوگوها در امضایتان استفاده نکنید. آن‌ها به عنوان فایل، ضمیمه می‌شوند و وقتی مهم نباشد، مردم وقتشان را برای باز کردن آن‌ها هدر می‌دهند و این مودبانه نیست.

۲- وضوح و دقت را چک کنید
موضوع ایمیل شما باید شفافانه اصل مطلب را بیان کند.

شروع مطلب را شفاف کنید. پیام کلیدی یا دلیل شما برای این نوشته باید در جمله اول مشخص شود.

املای کلمات را چک کنید.

۳- مطمئن شوید این در دسترس است
خط موضوع را مشخص و واضح بنویسید.

از heading برای پیام‌های طولانی استفاده کنید. آن را با استفاده از heading toolbar کامل کنید.

متن لینکی که استفاده می‌کنید باید معنی‌دار باشد. ننویسید اینجا را کلیک کن یا برای مطالعه بیشتر….. پیش زمینه را فراهم کنید. توضیح دهید که این لینک، مخاطب را به کجا ارجاع می‌دهد.

یک جایگزین متنی برای عکس‌های ضروری در نظر بگیرید که افرادی که از نرم‌افزارهای Screen Reader استفاده می‌کنند بتوانند به آن دسترسی داشته باشند.

ازرنگ‌های گوناگون و حداقل سایز ۱۲ برای فونت استفاده کنید.

۴- از گزینه reply all استفاده نکنید. دریافت‌‌کننده‌ها را به طور فردی انتخاب کنید.

۵- رشته ایمیل‌ها را ویرایش کنید

دنباله ایمیل را چک کنید و هر جایی را که مرتبط نیست پاک کنید. اگر طولانی است، آن را خلاصه کنید یا با یک پیام یا تماس آنی با مخاطب صحبت کنید.

۶- انتظار پاسخ فوری نداشته باشید

هیچ‌کس نباید انتظار یک پاسخ فوری به ایمیلش را داشته باشد. اگر ضروری است، از Microsoft teams for staff – Microsoft 365 برای تماس یا ارسال پیام فوری استفاده کنید. به خودتان زمان استراحت بدهید و برای کار بدون ایمیل، یک نیم‌روز را در نظر بگیرید.

می‌توانید پاسخ خودکار را تنظیم کنید که بگوید شما در حال چک کردن ایمیل‌ها نیستید و بعد چک نکنید. (و هرگز در زمان‌های غیرکاری ایمیل چک نکنید.)

 

 

ترجمه: یگانه کربلایی

منابع:
رشته توییت لیزا نیویزن اسمیت
ایمیل چارتر دانشگاه کنت انگلستان